Ключевые выводы
Скопируйте это сопроводительное письмо к запросу коммерческого предложения
Начните с приведённого ниже текста и замените поля в квадратных скобках. Технические детали размещайте в таблице позиций и именованных приложениях, а не распыляйте их по цепочке электронных писем. При подготовке коммерческого предложения мы используем идентификаторы позиций заказчика, чтобы вы могли сопоставить каждую предложенную позицию со своим списком.
Проведите пальцем, чтобы увидеть все столбцы.
| Поле сообщения | Текст для заполнения |
|---|---|
| Тема | Запрос коммерческого предложения на стальные трубы — [ссылка на запрос] — [редакция] |
| Запрос коммерческого предложения | Пожалуйста, предоставьте коммерческое предложение по прилагаемой таблице позиций труб (редакция [редакция], от [дата]). |
| Срок представления коммерческого предложения | Пожалуйста, направьте своё детализированное коммерческое предложение до [срок и часовой пояс]. |
| Отгрузка и прибытие | Требуемая дата отгрузки: [дата]. Требуемая дата прибытия или окно поставки: [дата/окно]. |
| Место назначения и цена | Место назначения: [порт или адрес доставки]. Валюта коммерческого предложения: [валюта]. Запрашиваемый торговый термин, указанное место и версия: [термин/место/год]. |
| Крепления | Таблица позиций: [имя файла/редакция]. Регистр технических требований и чертежей: [имя файла/редакция]. Другие требования к заказу: [имя файла/редакция]. |
| Формат ответа | Используйте наши идентификаторы позиций. Укажите включённую обработку торцов, единицы измерения количества и цены, производственный график, а также любые отклонения или альтернативные варианты с отдельной стоимостью. |
| Контактная информация | Направляйте коммерческое предложение и вопросы по адресу: [имя/компания/электронная почта заказчика]. |
Срок представления коммерческого предложения — это ваш крайний срок ответа. Дата отгрузки и дата прибытия относятся к разным точкам графика поставки; сохраняйте все три обозначения в сообщении.
Формируйте таблицу позиций по одной строке за раз
Используйте одну строку для каждой комбинации материала, габаритов, длины, торцов и отделки. Для каждого отличного типа обработки торцов или редакции чертежа требуется отдельная идентифицируемая позиция. Отдельно указывайте фитинги и другие аксессуары от количества труб, чтобы подсчёт количества отрезков не объединял несопоставимые изделия.
Проведите пальцем, чтобы увидеть все столбцы.
| Поле | Что вводить | Соблюдайте это различие |
|---|---|---|
| Идентификатор позиции заказчика | Ваш стабильный номер строки или код позиции. | Сохраните эту ссылку в ответе поставщика. |
| Стандарт продукции | Выбранная техническая спецификация продукта. | Одного размерного стандарта недостаточно для определения материала. |
| Требуемая редакция стандарта | Редакция, требуемая проектом. | Указывайте конкретную редакцию, а не заменяйте её на «последнюю». |
| Марка стали | Выбранная марка стали или полное обозначение материала. | Совпадение названий марок не делает различные спецификации взаимозаменяемыми. |
| Способ производства | Указанный способ производства или тип, например ЭСВ или бесшовный. | Соблюдайте утверждённые требования к производству. |
| Номинальный размер (NPS или DN) | Обозначение NPS или DN, если используется. | Это отличается от измеренного наружного диаметра. |
| Наружный диаметр | Установленное значение наружного диаметра (OD). | Сохраняйте исходное значение и систему единиц из спецификации. |
| Единица измерения диаметра | Единица измерения OD, например дюйм (in.) или миллиметр (мм). | Число без указания единицы измерения — неполная размерность. |
| Толщина стенки или полное обозначение графика (schedule) | Толщина стенки с указанием единицы измерения или полное обозначение графика (schedule). | Сохраняйте любые суффиксы и согласуйте их с выбранной размерной серией. |
| Размерный стандарт или чертёж | Требуемая размерная серия или чертёж. | Указывайте отдельно от технической спецификации изделия. |
| Длина на отрезок или допустимый диапазон | Указанная конечная длина или определённый диапазон случайных длин. | Укажите допустимый диапазон и допуск по длине в требованиях к позиции. |
| Единица измерения длины | Единица измерения длины, например фут (ft) или метр (м). | Не округляйте длину реза путём изменения единицы измерения. |
| Количество | Запрашиваемое количество в выбранной единице заказа. | Укажите допустимый перерасход или недопоставку отдельно. |
| Единица заказа | Штуки, погонные футы, метры или явно указанная единица массы. | Не оставляйте неопределёнными термины «тонны» или «пакеты». |
| Подготовка конца А | Требуемая подготовка первого конца. | Укажите ссылку на соединение или чертёж, если она регламентирует подготовку. |
| Подготовка конца В | Требуемая подготовка второго конца. | Указывайте отдельно, даже если оба конца одинаковы. |
| Внутренняя и внешняя отделка | Требуемая внешняя/внутренняя отделка и ссылка на нормативный документ. | Укажите зону нанесения и границы покрытия по соответствующему чертежу или требованию. |
| Номер чертежа и редакция | Контролирующий номер чертежа и его редакция. | Используйте ту же редакцию в реестре приложений. |
| Требования, относящиеся конкретно к позиции | Требования к позиции: допуски, документы, инспекция или примечания по подготовке. | Для деталей, которые невозможно чётко разместить в ячейке, укажите ссылку на пронумерованное приложение. |
Воспользуйтесьруководство по стандартам и маркам сталичтобы решить вопрос об обозначении до заполнения полей материала. Для описания конца или покрытия используйтеруководство по соединениям и отделкевместо упрощения требования до формулировки «стандартные концы».
Проверяйте длину и количество совместно
Для отрезков равной длины общее погонное количество равно количеству штук, умноженному на указанную длину каждого отрезка. Следите за согласованностью этих трёх значений. Для отрезков случайной длины укажите допустимый диапазон длин и уточните, контролируется ли заказ общей длиной (в футах), массой или количеством штук; диапазон нельзя умножать, как будто каждый отрезок имеет одну и ту же длину.
Длина 20 футов составляет ровно 6,096 м, а не 6 м. Разница накапливается по всему заказу. В таблице используется точный международный перевод фута для демонстрации эффекта округления двух описаний длины.
Проведите пальцем, чтобы увидеть все столбцы.
| Длина в футах | Точная метрическая длина | Сравнительная метрическая длина | Разница на один отрезок | Разница на 100 отрезков |
|---|---|---|---|---|
| 20 ft | 6.096 m | 6 m | 96 mm | 9.6 m |
| 40 ft | 12.192 m | 12 m | 192 mm | 19.2 m |
Эти различия носят арифметический характер и не являются допустимыми допусками на длину реза. В графике заказа сохраняйте исходную заказанную длину. Преобразование, используемое для согласования количества, не заменяет собственные размеры в системе СИ или дюйм-фунт, установленные выбранным стандартом продукции.
для проверки номинального размера, наружного диаметра и толщины стенки обратитесь круководство по размерам труб.
Одна заполненная позиция трубы с указанием незаполненных полей
Заполненный пример строки
Гипотетический позиционный элемент P-01: 80 шт.; ASTM A53/A53M-24, тип E, класс B; условный проход (NPS) 2; наружный диаметр 2,375 дюйма; график (Schedule) 40, номинальная толщина стенки 0,154 дюйма; длина каждого отрезка — 20 футов; прямые (неподготовленные) концы с обеих сторон; без покрытия. Ссылка на чертёж/список: RFQ-EX, ревизия А.
Требуемые документы: отчёт о материальных испытаниях и упаковочный лист, привязанный к номеру плавки. Ожидаются подтверждение редакций стандартов продукции и размеров, применяемых в проекте, оставшийся объём контроля и любые невыполненные требования к услугам/проектированию.
Что поставщик может предложить в коммерческом предложении сейчас
Запросите предварительное детализированное коммерческое предложение на указанной основе. Урегулируйте ожидающие требования до выпуска заказа; приведённый пример — это строка запроса, а не утверждённая техническая спецификация проекта.
Приложите требования, применимые ко всему запросу коммерческого предложения
Присвойте каждому приложению имя файла, ревизию и цель. Поместите общие для проекта требования в этот реестр, а затем ссылайтесь на соответствующий чертёж или примечание из каждой затронутой строки. Это позволяет покупателю обновить один контролируемый документ, не копируя противоречивые инструкции в несколько ячеек.
- Спецификация материала или утверждённый класс трубопроводов, включая выбранные редакции и дополнительные требования.
- Чертежи и детали подготовки, с указанием ревизии для соединений концов, зоны нанесения покрытия и требований к готовой длине.
- Требуемые документы по материалу/испытаниям, объём контроля и любые точки остановки или наблюдения со стороны покупателя.
- Требования покупателя к утверждённым производителям или стране происхождения.
- Требования к упаковке, маркировке и кодированию изделий, включая способы идентификации подготовленных отрезков или отдельных аксессуаров.
- Место назначения, запрашиваемые сроки и коммерческие требования, применимые ко всему запросу.
При использовании правила Инкотермс укажите выбранное правило, его редакцию и название порта, места или точки совместно. Валюту коммерческого предложения и запрашиваемую основу оплаты указывайте в отдельных полях; торговый термин не определяет спецификацию труб или способ оплаты.
Требуемый протокол контроля является входными данными для коммерческого предложения. Для последующей проверки документов по материалу, объёма испытаний и приёмки груза используйтеруководство по закупке и инспекции.
Запросите коммерческое предложение с привязкой к вашим идентификаторам позиций
Запросите ответ по каждому идентификатору позиции покупателя, включая любую строку, которую поставщик не может предложить. Общая цена без соответствующего графика позиций затрудняет выявление пропусков. Мы указываем подготовку труб и отдельно заказанные аксессуары в строках, соответствующих позициям коммерческого предложения.
- Предложенная спецификация, марка стали, способ изготовления и размеры по запрашиваемой позиции.
- Предложенная готовая длина, количество, единица заказа и любые допуски по количеству.
- Цена за единицу, её точная расчётная база, валюта и итоговая сумма по строке.
- Включённая обработка концов, отделка, аксессуары, упаковка и объём запрашиваемых документов.
- График производства и отгрузки, срок действия коммерческого предложения и указанная коммерческая основа.
- Явные исключения, отклонения и альтернативные предложения с отдельной стоимостью, с указанием затронутых идентификаторов позиций.
Базовое требование и предложенная альтернатива должны быть указаны в отдельных строках или столбцах. Предложение изменить марку стали, способ изготовления, длину реза или отделку должно быть наглядно различимо; оно не должно заменять исходное описание внутри коммерческого предложения.
Проверьте файл перед отправкой
Прочитайте график один раз как человек, формирующий цену: можно ли однозначно идентифицировать каждую строку, измерить её, подсчитать и сопоставить с требованиями к подготовке? Затем откройте приложения и проверьте, совпадают ли их ссылки с информацией в сопроводительном сообщении.
- Каждый идентификатор позиции уникален, а физически различные подготовленные изделия имеют отдельные строки.
- Длина и количество указаны с явными единицами измерения; итоговые значения для фиксированной длины согласуются с количеством штук.
- Выбранная марка материала, тип и размеры сохраняются без изменений; нерешённые варианты выбора выделены для уточнения.
- Конец А, конец В и отделка описывают фактический объём закупки.
- Реестр приложений указывает на отправляемые файлы и их ревизии.
- Срок ответа, дата отгрузки и требуемая дата прибытия указаны отдельно.
Если в проекте ещё не выбрана группа труб или материал, начните сруководства по выбору труб. Рабочий лист запроса коммерческого предложения фиксирует это решение; он не принимает его от имени проекта.
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я направить существующий спецификационный перечень материалов (BOM) вместо повторного ввода данных в рабочую книгу?
Да. Направьте BOM с имеющимися ссылками на строки и единицами измерения. Добавьте краткую записку по отсутствующим закупочным полям и укажите спецификацию или чертёж, регламентирующий любое сокращённое описание. Рабочая книга служит средством структурирования запроса; она не является обязательным форматом файла.
Как мне направить ревизию после начала формирования коммерческого предложения?
Направьте новую ревизию с датой и укажите идентификаторы позиций, которые были изменены, добавлены или удалены. Укажите, какой предыдущий файл она заменяет. Попросите внести изменения в коммерческое предложение с сохранением этих идентификаторов, чтобы можно было проверить изменённые количества или параметры подготовки без переиндексации всего запроса.
Можно ли запросить ориентировочное коммерческое предложение, пока некоторые детали ещё не уточнены?
Да. Укажите поля, находящиеся в ожидании, и попросите поставщика описать предположения, использованные при расчёте предварительной цены. Сохраните эту основу вместе с ориентировочным коммерческим предложением. Окончательное утверждение спецификации, количества или требований к поставке требует обновлённого предложения перед оформлением заказа.
Как следует указать место доставки в запросе коммерческого предложения?
Укажите фактический порт, место или точку вместе с запрашиваемым правилом доставки и его редакцией. Раздельно укажите срок ответа на запрос, дату отгрузки и дату прибытия, чтобы поставщик мог рассчитать цену и составить график для одного и того же требования по доставке.
Должны ли аксессуары делить количество прямых труб?
Перечислите фитинги, муфты и другие аксессуары как самостоятельные позиции с указанием их размеров и количества штук. Длина или масса прямых труб не определяют количество отдельных компонентов соединений.
Как должен выглядеть предложенный альтернативный материал в коммерческом предложении?
Сохраните видимость запрошенной спецификации и отдельно укажите альтернативу с изменённой маркой стали, способом изготовления, размерами или отделкой. Такое сравнение позволяет покупателю одобрить предложение, не заменяя молча исходную позицию.
Технические основы и область применения источника
Пример записи изделия является вымышленным. Стандарт ASTM A53/A53M-24 определяет основу указанного коммерческого предложения; стандарт ASME B36.10 указан отдельно для размеров. Требуемые редакции проекта и объём контроля остаются в статусе «Ожидает предоставления» до получения соответствующих данных.
